أخبار تقنية
طرق تنظيم الوقت وأهمية الحفاظ عليه 2022
طرق تنظيم الوقت حيث إنها عملية التنظيم والتخطيط الصحيح لوقت الفرد ، وكذلك تقسيمه إلى مختلف المهن والمهام التي يجب إكمالها، أي أنه يعتمد على حساب مقدار الوقت المستغرق في أداء كل مهمة أو إجراء.
وإذا كنت تستخدم إدارة الوقت بأقصى إمكاناتها ، فستتمكن من تقسيم وقتك وتقسيمه بشكل أكثر فاعلية ، مما يتيح لك إنجاز معظم العمل في أقل وقت ممكن خاصة إذا كنت في عجلة من أمرك، أو تشعر بالضغط من أجل الوقت.
جدول المحتويات
طرق تنظيم الوقت
- تستلزم إدارة وقتك بفعالية أكثر من مجرد الحصول على وقت كافٍ أو إنجاز مهامك اليومية بشكل أسرع.
- يمكنك تحقيق كل ما يبدو أنه يلبي الأهداف والتوقعات التي حددتها عندما تخطط لوقتك بشكل أكثر فعالية.
- زيادةً على ذلك، يوفر التخطيط وإدارة الوقت المحسّنان العديد من المزايا والفوائد في كل من حياتك المهنية والشخصية.
أهم الخصائص والمزايا لتنظيم الوقت:
- ضغط أقل: ستشعر بتوتر أقل وقلق أقل إذا تمكنت من الالتزام بجدول زمني يعتمد على وظائف معينة.
- المزيد من وقت الفراغ: عندما تدير وترتب وقتك بشكل صحيح، ستجد أن لديك المزيد من الوقت للقيام بأنشطة تجارية وشخصية مهمة.
- العمل بشكل أكثر إنتاجية: تتيح لك الإدارة الفعالة للوقت تجنب إضاعة الوقت من خلال السماح لك بالتركيز على المهام والأنشطة الأكثر أهمية بالنسبة لك.
- تتحسن سمعتك: سيتم الاعتراف بك كشخص جدير بالثقة يقوم بعمله بنجاح، واجتهاد، وبقوة، سواء في حياتك المهنية أو الشخصية.
- مطلوب جهد أقل: يجب أن يساعدك تنظيم وقتك بهذه الطريقة في تقليل مقدار الجهد المطلوب لإكمال العمل والأنشطة.
كيف تنظم وقتك بشكل صحيح؟
ضع جدولاً يوميًا
- يمكنك تقسيم وقتك وترتيبه على مدار اليوم عن طريق كتابة خطة يومية لما ستفعله في الصباح.
- تسمح لك هذه الخطة برؤية وتخيل كيف سيمضي يومك ، وما المهام التي يجب عليك إكمالها ، ومتى تنام وتستريح. إذا كنت ترغب في تحقيق شعور بالتوازن الزمني.
يمكنك اتباع هذه الخطة حرفياً لوضع خطة كالتالي:
- حدد المهام التي ستساعدك في تحقيق أهدافك وخصص وقتًا لإكمالها.
- تخلص من الوظائف البسيطة غير المهمة.
- تعرف بالضبط ما تحتاج لأداء على أساس يومي.
- قسّم الأعمال المنزلية إلى مجموعات بحيث يمكن الانتهاء منها جميعًا في نفس اليوم.
تعيين حد زمني لكل نشاط
- عند التخطيط ليومك ، كن محددًا جدًا عن طريق وضع قيود زمنية لكل عمل ، مثل المهمة أ من الساعة 10 إلى 3 مساءً، لأن هذا يسمح لك بتجنب تداخل المهام ، وتناول الطعام في الوقت المحدد ، والقيام بأشياء أخرى.
امنح نفسك مكافأة مقابل أي إنجاز
- إذا أنجزت شيئًا ما، ابذل جهدًا للاحتفال به.
- الأمر متروك لك في كيفية تحفيز نفسك على الالتزام بالخطة لليوم التالي. يساعدك على تحسين مهاراتك في إدارة الوقت وكذلك السهولة التي يمكنك بها القيام بأنشطة أخرى.
الاستفادة من التقويم:
- يمكن أن يساعدك التقويم في تتبع أنشطتك اليومية.
- لمساعدتك في تخطيط جدولك ، يمكنك استخدام الملاحظات أو البريد الإلكتروني أو هاتفك أو مفكرة ضخمة.
إنشاء قائمة طويلة من الأهداف:
- يتم تنظيم عملك وأفكارك اليومية ، وكذلك كيفية تقسيم وقتك ، في قائمة أهداف طويلة المدى.
تحديد مواعيد نهائية:
- الجانب الأكثر أهمية في إدارة الوقت هو معرفة متى تحتاج إلى إكمال نشاطك.
- وتضع المواعيد النهائية على التقويم الخاص بك بطريقة واضحة ومنظمة حتى تعرف متى يتعين عليك إكمالها؟
اكتساب القدرة على قول “لا”
- تجنب الانحراف عن الخطة اليومية التي وضعتها في الصباح؛ لأنك قد تميل إلى القيام بأشياء أخرى لتجنب تعدد المهام والحاجة إلى إكمال الواجبات الأساسية أولاً حتى لا تضطر إلى القيام بها لاحقًا.
أكمل مهمتك قبل الموعد المحدد
- عندما تريد القيام بمهمة أو تحقيق هدف في فترة زمنية معينة.
- قد يتأخر البعض في إكمال المهمة ، ولكن إذا حددت موعدًا نهائيًا مبكرًا ، فستتمكن من إنجازها في الوقت المحدد.
خصص وقتًا للأنشطة المختلفة
- يمكنك تخصيص وقت لأشياء أخرى، مثل القراءة لمدة نصف ساعة أو القيام بتمرين مفضل ، أو السعي وراء اهتمامات شخصية.
احرص على مراقبة شخصك في جميع الأوقات
- احتفظ بالساعة بجانبك قبل البدء في أي مهمة؛ لأنك قد تكون مرهقًا جدًا لتتبع وقتك في العمل.
- إذا كان لديك ساعة كبيرة أمامك تخبرك بالوقت المحدد، من أهم طرق تنظيم الوقت.
ضبط منبه على هاتفك لتذكيرك 15 دقيقة قبل إتمام المهمة
- وظيفة التذكير في التقويم هي واحدة من أهم ميزاته.
- يمكنك ضبط هذا التذكير قبل موعده بـ 15 دقيقة إذا كان لديك اجتماع مهم يجب أن تحضره.
انتبه إلى ما يلي:
- نعني بهذا عدم تعدد المهام وبدلاً من ذلك التركيز على مهمة واحدة في كل مرة ، ثم الانتقال إلى مهمة أخرى.
- أهم شيء هو الاستمرار في التركيز على مهمة أساسية واحدة.
- لتركيز الانتباه على ما تفعله فقط وتنفيذه بكفاءة ، تخلص من جميع التطبيقات والمتصفحات غير الضرورية ومواقع الشبكات الاجتماعية المختلفة مثل Facebook.
الابتعاد عن المشتتات
- ما الذي يمنعك من العمل؟ هل المراسلة الفورية خيار؟ ماذا عن المكالمات الهاتفية؟
- كل هذه الأشياء تشتت انتباهك عن هدفك الرئيسي المتمثل في تجنب استخدام الدردشة وعدم تسجيل الدخول إلى أي موقع دردشة قبل بدء أي عمل؛ لأنه يجب عليك إيقاف تشغيل هاتفك عند القيام بأي مهمة حاسمة لأنها تساعدك على التركيز بشكل أفضل.
لا تنشغل بالتفاصيل البسيطة
- إذا لم تقم بتنفيذ العمل بالطريقة التي تريدها ، فلا تقلق بشأن المشكلات البسيطة. حتى لا يتضاءل شغفك بالعمل التالي.
تحديد الأولويات
- لا يمكنك فعل كل شيء في وقت واحد ، لذا تعلم تحديد الأولويات والقيام بما هو أكثر أهمية أولاً ، ثم الباقي لاحقًا.
- لتعزيز إنتاجيتك ، يمكنك استخدام مبدأ 80/20 ، وهو عامل حيوي في اختيار الأولويات.
تحليل الوقت
- من أهم الأشياء التي يمكنك القيام بها؛ لتحسين فعالية إدارة وقتك هو تتبع المهام التي ترغب في تنفيذها بالتفصيل خلال فترة زمنية محددة مثل أسبوع.
كيف تقضي وقتك وتنظمه؟
- اكتب الأنشطة التي تساعدك في الوصول إلى أهدافك ويمكن تصنيفها بالطريقة التالية:
- مخاوف مهمة وعاجلة.
- مواضيع مهمة طغت عليها المسائل العاجلة.
- إنه أمر بالغ الأهمية.
- الأمور ليست في عجلة من أمرك أو ليست حاسمة.
- نتيجة لذلك ، قد تكتشف أنك تضيع أكثر من 30٪ من وقتك في مهام غير منتجة. يساعدك هذا البحث في اتخاذ القرار.
المعيّن:
- إذا كانت هناك أشياء يمكن لشخص ما أن يؤديها بشكل أفضل من الآخرين أو ليست بالغة الأهمية ، ففكر في تفويضها إلى شخص آخر؛ حتى تتمكن من التركيز على المسؤوليات الأكثر أهمية.
التعاون في مهام مماثلة:
- يمكن تجميع الأعمال المماثلة والقابلة للمقارنة معًا.
- قم بعمل المجموعات الأساسية A (كتابة المقالات والكتب) و B (التدريب) و C (تطوير ورشة العمل) لتوفير الوقت للمحادثات الهاتفية ، على سبيل المثال.
إزالة العناصر التي تستغرق وقتًا طويلاً
- هل تقضي الكثير من الوقت بعيدًا عن العمل على مواقع التواصل الاجتماعي مثل Facebook و Twitter ، أو تتفقد بريدك الإلكتروني؟
- يمكنك تخصيص وقت بعد الانتهاء من الأعمال اليومية لمتابعة كل هذه العناصر والعمل على إغلاقها أثناء القيام بالعمل الذي تم تكليفك به.
اترك وقت فراغ بين كل مهمة
- لا تحاول إكمال جميع الأعمال المنزلية في جلسة واحدة ؛ بدلاً من ذلك اترك 5-10 دقائق بين كل عمل للسماح لك بإنهاء النشاط السابق وبدء الخطوة التالية في الوقت المناسب.
استمر في التعاون معك
- إذا كان لديك وقت إضافي على متن طائرة أو قطار ، أو إذا كنت تنتظر أي شيء ، يمكنك الاستمرار في العمل مع فريقك لملء ذلك الوقت.
اكتشف متى تكون أكثر إنتاجية
- لكل منا وقت محدد يمكنه فيه إكمال غالبية العمل بشكل فعال ؛ البعض يحب الصباح والبعض يفضل المساء؟
- لكي تعمل بشكل أكثر فاعلية ، يجب أن تحدد الفترة الأكثر إنتاجية بالنسبة لك.
وضع جدول زمني للدراسة
- إذا كنت طالبًا ، فيجب عليك تحديد وقت الدراسة أو الواجب المنزلي وإيقاف تشغيل هاتفك حتى يتم الانتهاء من العمل عند إنشاء خطة مهمة.
احصل على نوم هانئ ليلاً
- يجب أن تنام حوالي 6-8 ساعات يوميًا، حتى لو لم تنهِ جميع أنشطتك ؛ يمكنك تأجيلها حتى اليوم التالي للتأكد من إكمالها جيدًا.
شاهد أيضًا: تحميل تطبيق توكلنا الجديد 2022.
ختاماً: طرق تنظيم الوقت تناولنا في المقال مفهوم تنظيم الوقت ومدى أهميته وكيفية تنظيمه للوصول إلى الهدف المطلوب وتحقيقيه بأسرع وقت.
